e-Mail Richtlinien

Informationen zum E-Mail-Verkehr mit dem BMI
(Kundmachung gemäß § 13 Abs. 2 AVG)

E-Mail ist heute eine weit verbreitete Kommunikationsform im Verkehr zwischen Bürger, Wirtschaft und Behörde. Bitte beachten Sie, dass der E-Mail-Verkehr mit dem Bundesministerium für Inneres (BMI) technischen Einschränkungen unterliegt, der Sicherheit wegen sowie um Netzwerk und E-Mail-System vor Überbelastungen zu schützen.

Um den einwandfreien Mailverkehr mit dem BMI sicherzustellen, möchten wir Sie daher auf einige grundlegende Punkte aufmerksam machen.

Organisatorisches

Die offizielle E-Mail-Adresse des BMI für formelle Anbringen lautet:

post@bmi.gv.at (= Einlaufstelle des BMI)

Für formelle Anbringen, insbesondere fristgebundene oder fristauslösende Eingaben an das BMI per E-Mail verwenden sie die offizielle E-Mail-Adresse des BMI oder – wenn sie auf ein Schreiben des BMI antworten – die E-Mail-Adresse der Organisationseinheit, die im betreffenden Schreiben (idR. rechts oben im Briefkopf) angeführt ist. Wird ein Anbringen bei einer anderen, z.B. persönlichen E-Mail-Adresse eingebracht, sind fristgerechtes Einlangen und fristgerechte Bearbeitung nicht gewährleistet.

Wichtige Punkte für den E-Mail-Verkehr mit Behörden:

E-Mails werden auf Malware (Computerviren, Spyware, usw.), Spam (unerwünschte Massensendungen), ungültige Dateiformate sowie Größenüberschreitungen überprüft. Entspricht eine E-Mail nicht diesen Anforderungen, schlägt die Übermittlung fehl.
E-Mails mit potenziell gefährlichen Inhalten oder unerwünschten Dateiformaten werden geblockt. Diese E-Mails werden den Empfängeradressen nicht zugestellt und nach Ablauf einer Frist gelöscht. Derartige Inhalte sind beispielsweise:
- Arten von ausführbarem Programmcode (z.B.: .exe, .com, .bat, .vbs),
- unbekannter MIME-Typ,
- Verschlüsselungen mit unbekanntem Schlüssel,
- passwortgeschützte Beilagen,
- Video- bzw. Audiodateien (mpeg, wav, mp3 usw.) oder
- fragmentierte, verstümmelte oder beschädigte Dateien.
- Microsoft Word-, Excel- und Powerpoint-Dokumente in den Formaten .doc, .xls und .ppt, wenn der Verdacht des Vorhandenseins eines eingebetteten Makros besteht (Problemlos übermittelt werden können Office-Dokumente in den Formaten .docx, .xlsx und .pptx).
Bereits das Vorhandensein eines einzigen unerlaubten Formates bewirkt die Blockung der gesamten E-Mail. Die Absenderin bzw. der Absender erhält eine automatisch generierte Fehlermeldung.
E-Mail-Verschlüsselung
- Grundsätzlich ist eine E-Mail-Verschlüsselung nicht erforderlich.
- Es besteht aber die Möglichkeit, E-Mails verschlüsselt an das Innenministerium (@bmi.gv.at) oder die Landespolizeidirektionen (@polizei.gv.at) zu übermitteln. Dabei wird neben dem eigenen (privaten) Schlüssel auch das öffentliche Zertifikat des Empfängers benötigt. Öffentliche Zertifikate für E-Mail-Empfänger innerhalb des Innenministeriums können unter "Schlüssel/Zertifikate suchen" gesucht und abgerufen werden.
  Ein weitere Möglichkeit Inhalte verschlüsselt zu übertragen ist die Verwendung von "Cryptshare" .
Größenüberschreitungen
- E-Mails, deren Größe (inkl. Beilagen) 10 MB überschreitet, werden nicht zugestellt. Die Absenderin bzw. der Absender erhalten eine automatisch generierte Fehlermeldung.
Malware
- E-Mails werden innerhalb der BMI-Systemumgebung auf Malware überprüft. Mit Malware verseuchte E-Mails werden nicht zugestellt, sondern geblockt bzw. sofort gelöscht. Eine Benachrichtigung an die Absenderin bzw. den Absender erfolgt nicht.
Spam
- Der eingesetzte Spam-Filter ermöglicht die Analyse einer E-Mail (Header und Body) nach unterschiedlichen Kriterien und gibt eine Einschätzung über die Wahrscheinlichkeit an, ob die untersuchte Nachricht Spam enthält oder nicht. Er bedient sich dabei verschiedener Bewertungsverfahren, um Spam zu erkennen. Eine als Spam klassifizierte E-Mail wird automatisch in einen zentralen Quarantänebereich verschoben, eine Woche aufbewahrt und gelöscht. Eine Benachrichtigung an die Absenderin bzw. den Absender erfolgt nicht.