Interview

Neuer Standort, neue Chancen

Die Abteilungsleiter Isabella Palla und Stefan Weber managen mit ihren Teams das Umzugsprojekt „Hintere Zollamtsstraße“, von dem 600 Bedienstete der BMI-Zentralstelle am Wiener Minoritenplatz betroffen sind.

Was sind die Aufgaben Ihrer Abteilungen?
Weber: In der Bauabteilung IV/A/5 kümmern wir uns um alle Immobilien- und Liegenschaftsangelegenheiten des Innenressorts. Das heißt, wir haben eine bundesweite Zuständigkeit vom Neusiedlersee bis zum Bodensee – schließen Mietverträge ab und kümmern uns um Bauvorhaben über 100.000 Euro. Unsere Abteilung hat zwei Referate, das allgemeine Baureferat und das Großbaureferat, einen Verrechnungs- und Budgetbereich sowie Miet- und Vergaberechtsspezialisten, die für Mietvertragserstellungen zuständig sind. Wir verwalten ein buntes Immobilien-Portfolio: von der klassischen Polizeiinspektion, über Hubschrauberstützpunkte, schwimmende Polizeiinspektionen bis zu Büroflächen, Wohnungen, Einsatztrainings und Polizeianhaltezentren. Insgesamt betreuen wir 1.400 Objekte in ganz Österreich mit einer Fläche von etwa 1,4 Quadratkilometern.
Palla: Die Abteilung Zentrale Dienste IV/A/6 ist für sehr viele Dienste und Services zuständig, die die Zentralstelle am Laufen halten. Dazu gehören u. a. Raumplanung, Facility-Management, Reinigung, Energie, Amtsausstattung, Inventarisierung, Büromaterial, Zahlstelle, Fahrbereitschaft, Digitalprintcenter, operatives Gebäudesicherheitsmanagement – und auch Übersiedlungen. Wir führen auch zahlreiche Beschaffungen durch. Letztes Jahr waren es 1.360 – vom kleinen Tischventilator bis hin zum Leasingvertrag für Druckmaschinen. Es ist ein breiter und spannender Aufgabenbereich, den wir mit rund 100 Bediensteten plus externen Anbietern und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreuen.

Wieso wurde der Umzug in die Hintere Zollamtsstraße notwendig?
Palla: Das Amtsgebäude Minoritenplatz ist in die Jahre gekommen, bautechnisch schon lange nicht mehr am letzten Stand und aufgrund der geplanten Unterbringung des Bundeslagezentrums sind besondere Sicherheitsstandards zu erfüllen. Für 700 Bedienstete brauchte es daher Ausweichquartiere und zusätzliche Standorte, auch aufgrund von Personalzuwächsen. Die meisten Kolleginnen und Kollegen wechseln in das Amtsgebäude Hintere Zollamtsstraße. Es gibt jedoch weitere Amtsgebäude, die als Ausweichquartiere dienen.

Wann ist das voraussichtliche Ende der Umbauarbeiten?
Weber: Die Umbauarbeiten sollen bis Mitte 2028 abgeschlossen sein. Wir nehmen alle Planungen mit größter Sorgfalt vor, schauen, wer wie viel und welchen Bedarfe hat. Und dann sind da noch die baulichen Gegebenheiten, die uns gewisse Grenzen setzen. Das alles zu berücksichtigen, ist eine sehr große Herausforderung. Dazu kommen noch die sehr individuellen Vorstellungen der vom Umzug Betroffenen. Das alles müssen wir unter einen Hut bekommen.
Palla: Insbesondere die Komplexität von Projekten, die über mehrere Jahre laufen, wird oft unterschätzt. Rahmenbedingungen und Zeitpläne können sich verschieben. Dies betrifft auch vergaberechtliche Bestimmungen. Wenn sich Zeitpläne verschieben, hat das beispielsweise Auswirkungen auf den Budgetrahmen des Folgejahres. Daher ist unsere Prämisse: Penibel planen, flexibel bleiben.

Was sind die größten Herausforderungen und Hürden bei einem solchen Großprojekt?
Weber: Ich glaube, man muss das größer sehen: Der Umzug „Hintere Zollamtsstraße“ ist Teil einer gesamten Immobilienstrategie für Wien. Wir planen in der Bundeshauptstadt derzeit das Sicherheitszentrum in Meidling, das neue Sicherheitszentrum für die Landespolizeidirektion Wien sowie einen Bildungscluster, außerdem sanieren wir gleichzeitig mehrere große Standorte. Dazu kommt, dass sich auch der Personalstand in der Zentralstelle vergrößert. Wir mieten daher regelmäßig zusätzliche Flächen an. Dies alles zusammen macht es so schwierig und komplex.
Palla: Unsere obersten Handlungsgrundsätze sind stets die Sorgfalt bei der Berücksichtigung des Bedarfs und der Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gepaart mit einem sparsamen Umgang mit Steuergeld. Wir versuchen, so gut es geht, Organisationseinheiten sinnvoll an einen Standort zu bündeln. Letztlich muss man das große Ganze im Auge haben: Solche Projekte sind wie ein lebendiger Organismus, der sich stetig weiterentwickelt und bei dem alles mit allem zusammenhängt.

Was stand bei der Planung und der Umsetzung des Umzugs im Mittelpunkt?
Palla: Die Bedürfnisse der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir haben uns in enger Abstimmung mit Arbeitsmedizinern, -psychologen, dem Bundes-Bedienstetenschutz und anderen Stakeholdern bemüht, alle Betroffenen auch emotional „mitzunehmen“ – über gesetzliche Arbeitgeberschutzregelungen hinaus. Uns ist bewusst, dass für einige Kolleginnen und Kollegen der Umzug eine herausfordernde Situation darstellt. Deshalb wurden bereits im Vorfeld Mitarbeitererhebungen durchgeführt, „Raumkoordinatoren“ als Ansprechpersonen innerhalb der fünf Sektionen installiert und im März wird ein Musterbüro „MP neu“ eingerichtet, damit sich die Kolleginnen und Kollegen einen physischen Eindruck vom Upgrade ihres künftigen Arbeitsplatzes machen können.

Interview: Jürgen Belko

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​Öffentliche Sicherheit, Ausgabe 3-4/2025

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