Benutzerverwaltung im BMI

Mehr als ein neues Türschild

Am 1. Juli 2022 trat die neue Geschäftseinteilung des Innenministeriums in Kraft. Für die Benutzerverwaltung bedeutet jede Änderung der Organisationsstruktur monatelange Vorbereitungsarbeiten, um die im Hintergrund notwendigen technischen Änderungen vorzubereiten.

Mit Start der neuen Geschäftseinteilung sollen den BMI-Bediensteten alle notwendigen technischen Arbeitsmittel wie E-Mail-Postfächer und Ordner-Ablagen zur Verfügung stehen. Für die technische Umstrukturierung nach der neuen Organisationsstruktur wird ein „Überleitungskonzept“ erstellt, das alle abstrakten Informationen über die Überleitung der bestehenden Organisationseinheiten in die neue Struktur enthält. „In einem ersten Schritt müssen die Mailboxen und Laufwerke auf die neue Organisationseinheit umgewidmet werden“, erklärt Harald Stradal, Mitarbeiter der Benutzerverwaltung in der Sektion IV (Service) im BMI.

Datenbank.

Hinter der Organisationsstruktur des BMI liegt die zentrale Verwaltung der Organisationseinheiten – eine Datenbank, in der alle organisationsbezogenen Daten verwaltet werden. Es sind zum Beispiel die Kostenstellen, Kos­tenträger und die Schnittstellen zur KLR (Kosten-Leistungs-Rechnung), um die nötigen Informationen zur Pflege der Daten zu erhalten. Die Datenpflege ist eine zentrale Aufgabe, denn jede Veränderung der organisationsbezogenen Daten hat Auswirkungen auf die Erfüllung von Aufgaben, zum Beispiel auf die Bestellung und Abrechnung von Dolmetsch-Leistungen oder auf sonstige Abrechnungen z. B. mit dem Bundesrechenzentrum, weil das BMI auch Portal-Austria-Benutzer ist und im Rahmen der amtlichen Tätigkeit etwa Grundbuch- oder Firmenbuchabfragen über das Portal getätigt werden.
Das BMI führt eine Behördentabelle: Den einzelnen Behörden sind Behördenkennzahlen zugeordnet, die die technischen Informationen über den Berechtigungsumfang dieser Organisationseinheiten (OE) regeln, beispielsweise für Abfragen des Zentralen Melderegisters oder des Ergänzungsregisters. Ändert sich der Aufgabenumfang, kann sich auch die Behördenkennzahl ändern, oder muss neu vergeben werden. Auch in Datenbanken anderer Ressorts, wie etwa der Transparenzdatenbank, die vom Finanzministerium betrieben wird, muss das BMI als Förderungen vergebende Stelle mit den neuen Bezeichnungen eingepflegt werden. Das SAP – ob für die Personalverwaltung oder die Haushaltsverrechnung – muss neu aufgesetzt werden, denn der Name der Organisation ist der Schlüssel in der Datenbank des SAP: Die Daten jedes BMI-Bediensteten müssen  in die neue Organisationseinheit transferiert und alle Daten (z. B. Zeitwirtschaft, Genehmigungsrechte) müssen migriert werden.
In einer Wechselwirkung aus Kostenstelle, SAP und BAKS und der neuen OE-Bezeichnungen ergeben sich dann weitere Zusammenhänge, etwa mit dem elektronischen Fahrtenbuch, wo die Fahrzeuge oder die Routex-Informationen für die Abrechnung hinterlegt sind. Auch in der AG Ausstattung und im BAKS müssen alle OEs neu angelegt werden: Jeder PC, jedes Notebook, jede Docking-Station, jeder Bildschirm, jedes Telefon ist dort erfasst und bestimmten Organisationseinheiten zugewiesen und nicht einzelnen Personen. „Jede Organisationseinheit kann technisch nur einen Nachfolger haben, „Laufwerke können nicht zerschnitten werden,“ erklärt Stradal. Anhand der neuen Aufgabenverteilung muss im Einvernehmen mit den Betroffenen beurteilt werden, wie die Umbenennungen vorzunehmen und die Zugriffsrechte zu ändern sind.

Automatische Weiterleitung.

Wird die E-Mailbox umbenannt und mit einer neuen E-Mail Adresse hinterlegt, bleibt dahinter die alte Adresse als „Alias-Adresse“ mit Weiterleitungsfunktion bestehen, um die Organisationseinheiten nicht mit händischen Weiterleitungen zu belasten. „Zum Beispiel die Abteilung V/11 wird die neue Abteilung V/S/1; die ursprüngliche Mailadresse dahinter bleibt bestehen, damit alle ,Kunden‘ die Abteilung erreichen – eine Antwort bekommen sie dann nur von der neuen E-Mailadresse“, erläutert Stradal. Um Verwechslungen zu vermeiden und die automatische Weiterleitung problemlos zu ermöglichen, entschied man sich, auch für eine gänzlich neue und einheitliche Bezeichnung aller Organisationen mit Zusätzen, wie „S“ für Sektion, „A“ oder „B“ für die Gruppe und Abkürzungen für die neu geschaffenen Direktionen, wie „DDS“ oder „ORK“. Eine Verwechslung mit alten/neuen Organisationseinheiten, die die gleiche Bezeichnung tragen oder trugen, kann so vermieden werden. Nach der Umstellung am 1. Juli 2022 verfügen alle Bediensteten grundsätzlich über die gleichen Berechtigungen, wie zuvor. Tritt eine Aufgabenänderung ein oder treten neue Aufgaben hinzu, müssen neue Benutzermeldungen erstattet werden.

Die Benutzermeldung umfasst alles, was die BMI-Bediensteten benötigen – eine Zimmernummer, Telefonnummer, Handynummer, Zugriff auf Mailboxen, Zugriff auf die Web-Anwendungen, Amtssignatur, Informationen zum ELAK, Berechtigungen für MPK-Abfragen von mobilen Geräten und vieles mehr.
„Wir bitten um Verständnis, denn die Geschäftseinteilungsänderung hat eine gewaltige Dimension und es ist eine immense Aufgabe, alles so fehlerfrei wie möglich über die Bühne zu bringen. Bitte halten sie ihre Benutzernamen bereit, wenn etwas nicht wie gewünscht funktioniert – die Abwicklung ist für uns dann viel einfacher und schneller“, appelliert Stradal an seine Kolleginnen und Kollegen im BMI.

Michaela Jana Löff

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Öffentliche Sicherheit, Ausgabe 7-8/2022

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