Aus den geltenden Datenschutz-rechtlichen Vorgaben, ergibt sich für die Fördernehmer*innen bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten in den Projekten, die Verpflichtung, durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass standardmäßig nur personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für jeden spezifischen Zweck der Verarbeitung erforderlich sind. Diese Verpflichtung gilt für die Menge der erhobenen personenbezogenen Daten, den Umfang ihrer Verarbeitung, die Dauer ihrer Speicherung und ihre Zugänglichkeit. Maßnahmen, die dazu dienen, den Erfolg eines Projekts nachzuweisen, sollten in diesem Sinn anonymisiert von den Teilnehmer*innen erhoben werden, sodass die getätigten Aussagen nicht konkret auf die einzelnen Teilnehmer*innen zurückzuführen sind. Da im Rahmen eines Projektes verhindert werden muss , dass eine Doppelfinanzierung/Doppelzählung erfolgt, wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen einer Projektprüfung einer prüfenden Instanz die projektrelevanten Informationen, somit auch persönliche Daten, zugänglich zu machen sind.

Ja, auch wenn Kosten mittels vereinfachter Kostenoptionen, beispielsweise durch standardisierte Einheitskosten, pauschalierte Gemeinkosten oder Pauschalfinanzierungen, abdeckt werden, gilt dennoch die Anforderung, dass Daten über Auftragnehmer bzw. Unterauftragnehmer oder sonstige externe Verträge sowie die jeweiligen wirtschaftlichen Eigentümer zu erfassen, zu speichern und bei Bedarf vorzuweisen sind. Dies gilt jedoch nur bei direkten Kosten, die von vereinfachten Kostenoptionen (SCOs) abgedeckt werden. Bei indirekten Kosten sind Daten über Auftragnehmer, ihre wirtschaftlichen Eigentümer, Verträge und Unterauftragnehmer elektronisch nicht zwingend zur erfassen bzw. zu speichern.

Unter dem Begriff „Gemeinkosten“ werden die direkten Kostenkategorien „Sachkosten“ und „Unteraufträge“ zusammengefasst. Demensprechend werden sämtliche direkte Kosten eines Projekts abseits der direkten Personalkosten als „Gemeinkosten“ bezeichnet. Unter „Gemeinkosten“ sind gemäß BMI-Sonderrichtlinie keine „indirekten Kosten“ zu verstehen.

Betreffend der Erfordernis, Evaluierungen bzw. Fragebögen im Nachklang eines Projektes durchzuführen und auszufüllen, wird mitgeteilt, dass es hier vorgesehen ist, dass diese Notwendigkeit im Falle der Unmöglichkeit der Erfüllung dieser Vorgabe auf Grund der Eigenart eines Projektes nicht besteht. In diesem Falle ist einmalig eine diesbezügliche Begründung beizubringen. Nach Prüfung auf Nachvollziehbarkeit und Genehmigung durch die Verwaltungsbehörde, wird das Projekt von dieser Dokumentationsvorgabe sodann formell entbunden.