EU-Förderungen

Flüchtlingsfonds - Häufige Fragen (FAQ)


Welche Kosten sind förderfähig?

Kosten müssen im Gebiet der Mitgliedstaaten getätigt werden um als förderfähig beurteilt zu werden, d.h. Kosten können in Österreich oder in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union getätigt werden. Kosten sind förderfähig, wenn sie unmittelbar mit der Durchführung des Projekts in Zusammenhang stehen. Sie müssen für das Projekt und die Erreichung der vereinbarten Ziele unabdingbar sowie marktüblich sein. Kosteneffektivität, Sparsamkeit und Effizienz müssen gegeben sein. Die angeführten Kosten müssen jedenfalls in Bezug auf das Projekt aliquotiert werden. Die Ausgaben sind mittels Originalbelegen und Zahlungsnachweisen in Form von Kassabüchern, Kassenbelegen bzw. Kontoauszügen nachzuweisen. Das Rechnungsdatum bzw. der Leistungszeitraum der Rechnung muss innerhalb der vertraglich vereinbarten Projektlaufzeit liegen. Sollte nur die Abschreibung einer Anschaffung förderfähig sein, kann das Rechnungsdatum auch außerhalb der Projektlaufzeit liegen.

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Welche Kostenarten sind im Finanzplan ausgewiesen?

Der Finanzplan gliedert sich in direkte und indirekte Kosten. Direkte Kosten sind Kosten, die spezifisch und unmittelbar mit der Projektdurchführung zusammenhängen. Die indirekten Kosten sind mit einem festen Prozentsatz des Gesamtbetrages der direkt förderfähigen Kosten in der Höhe von maximal 7% begrenzt, förderfähig. Indirekte Kosten sind bei der elektronischen Abrechnung jedenfalls detailliert anzuführen, müssen projektbezogen sein und falls erforderlich nachvollziehbar aliquotiert werden. Im Bedarfsfall sind indirekte Kosten durch die generellen Nachweispflichten (Originalbelege und Zahlungsnachweise) zu belegen.

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Was ist unter "Beitrag des Projektträgers und der Projektpartner" zu verstehen?

Unter Punkt b) Beitrag des Projektträgers und Projektpartners öffentliche Einrichtungen und c) Beitrag des Projektträgers und Projektpartners nicht-öffentliche Einrichtungen sind die Eigenmittel der genannten Organisationen anzuführen. Zu beachten ist, dass sich die Zuordnung öffentlich bzw. nicht-öffentlich ausschließlich auf die Rechtsform der einreichenden Organisation bezieht.

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Wie hoch ist die maximale Kofinanzierung durch den EFF?

Die maximale Kofinanzierung darf 50% der Gesamtkosten nicht überschreiten.

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Muss ich die EFF-Finanzplanvorlage verwenden?

Ja. Sie müssen alle Tabellenblätter – Einnahmen, Overview, sowie die einzelnen relevanten Budgetpositionen – ausfüllen.

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Darf ich die Finanzplanvorlage verändern?

Der Overview kann nicht verändert werden. Falls benötigt, können Sie in den Tabellenblättern der einzelnen Budgetpositionen Zeilen (keine Spalten) einfügen. Bitte achten Sie darauf, dass sämtliche Formelberechnungen korrekt bestehen bleiben.

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Müssen Einnahmen und Ausgaben übereinstimmen?

Ja. Einnahmen und Ausgaben müssen bis zur zweiten Kommastelle übereinstimmen.

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Wo erfahre ich Genaueres bezüglich der einzelnen Budgetpositionen des Finanzplans?

Für die Antragstellung ist jedenfalls das aktuelle Guidance Document heranzuziehen. Dieses bildet auch die Grundlage der Projektabrechnung des jeweiligen Programmjahres.

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Wann erfolgt die Ratenauszahlung?

Die Auszahlung erfolgt in pauschalierten Teilbeträgen, sobald die Mittel der Europäischen Kommission verfügbar sind:

Die Auszahlung der ersten Rate in der Höhe von 50% des EFF-Förderungsbetrags erfolgt nach beiderseitiger Unterzeichnung des Förderungsvertrags.

Die Auszahlung der zweiten Rate in der Höhe von 30% des EFF-Förderungsbetrags erfolgt nach Vorlage, Prüfung und Genehmigung des Zwischenberichts inklusive Anlagen und der Ausgabenerklärung.

Die Auszahlung der Restrate (maximal 20% des Förderungsbetrags) erfolgt nach Vorlage und Prüfung des Schlussberichts und der Schlussabrechnung und nach deren Anerkennung durch das BMI.

Beachten Sie, dass es bei der Auszahlung der Raten zu Verzögerungen kommen kann. Diese können nämlich erst ausgezahlt werden, wenn die Treuhandmittel der Europäischen Kommission beim Mitgliedstaat eingegangen sind.

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Müssen sämtliche Publikationen und Drucksorten einen Verweis auf die Kofinanzierung durch die Europäischen Fonds inkl. Kennzeichnung durch die EU-Flagge beinhalten?

Ja, die Förderung muss sichtbar gemacht werden. Sollte auch eine nationale Kofinanzierung aus Mitteln des BM.I bestehen, muss ebenfalls ein entsprechender Verweis erfolgen.

Die EU-Flagge und das Logo des BMI sowie der Verweis: "Dieses Projekt wird durch den Europäischen Flüchtlingsfonds und das Bundesministerium für Inneres kofinanziert." finden Sie unterDownloads und im Bereich Download des Flüchtlingsfonds auf der Seite des ÖIF.

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In welcher Form können finanzielle und sonstige Änderungen im Projekt vorgenommen werden?

Nur während der Projektlaufzeit mögliche Änderungen:

Es kann eine Laufzeitveränderung beantragt werden. Dazu ist jedenfalls eine Vertragsänderung notwendig, welche der Genehmigung durch die zuständige Behörde (BM.I) bedarf.

Für Änderungen der Kostenseite des Finanzplanes, über 10% der betreffenden Budgetposition, muss ein Antrag auf Budgetumschichtung gestellt und durch die zuständige Behörde mittels Vertragsänderung genehmigt werden. Änderungen der Einnahmenseite (Erhöhung oder Ausfall von Drittmitteln) müssen mittels Antrag auf Budgetänderung gestellt und durch die zuständige Behörde mittels Vertragsänderung genehmigt werden. In diesem Fall ist unbedingt die maximal 50%ige Grenze des jeweiligen Fondsbeitrages zu beachten.

Nach der Projektlaufzeit mögliche Änderungen:

Eine Änderung der Kostenseite des Finanzplanes ist im Zuge der Endabrechnung möglich, wenn sich die prozentuelle Veränderung auf unter 10% der betreffenden Budgetposition beläuft. Sämtliche Änderungen sind zunächst der beauftragten Behörde (ÖIF) bekanntzugeben, welche Ihre Anfrage bearbeitet und an die zuständige Behörde zur Genehmigung weiterleitet.

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Welche Dokumente sind im Rahmen der Berichte verpflichtend vorzulegen?

Zur Hälfte der Projektlaufzeit plus einem Monat:

  • Zwischenbericht
  • Kennzahlenbericht
  • Teilnehmer/innen-Liste/Klient/innen-Liste
  • Ausgabenerklärung

Nach Ende der Projektlaufzeit plus zwei Monate:

  • Endbericht
  • Kennzahlenbericht
  • Teilnehmer/innen-Liste/Klient/innen-Liste
  • Abrechnung über die gesamte Projektlaufzeit

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Wann und in welcher Form muss ich die Berichte übermitteln?

Sie müssen die Dokumente zum Zwischenbericht bis spätestens einen Monat nach der Hälfte der Projektlaufzeit übermitteln. Die Frist für den Endbericht endet zwei Monate nach Projektende. Die Berichtspflichten sind vertraglich geregelt.

Beispiel: Ein Projekt beginnt am 01.01.N. und endet am 31.12.N. Die Projektlaufzeit beträgt also zwölf Monate. Der Zwischenbericht ist spätestens bis 31.07.N zu übermitteln. Der Endbericht ist bis 28.02.N+1 vorzulegen.

Für sämtliche angeführte Dokumente sind ausschließlich die jeweils aktuellen Vorlagen zu verwenden. Sie finden diese im Download-Bereich oder können diesbezüglich den ÖIF kontaktieren.

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An wen und in welcher Form muss ich die Berichte übermitteln?

Die Berichte sind jeweils an das BMI als zuständige und den ÖIF als beauftragte Behörde elektronisch und in Hardcopy zu übermitteln.

Europäischer Flüchtlingsfonds:
Bundesministerium für Inneres
Referat III/5/a
Postfach 100, 1014 Wien
Mail: BMI-III-5-a@bmi.gv.at

Österreichischer Integrationsfonds
Team Europäische Fonds
Landstraßer Hauptstraße 26, 1030 Wien
Mail: ef@integrationsfonds.at

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An wen muss ich die Originalbelege übermitteln?

Übermitteln Sie die Abrechnung ausschließlich an den Österreichischen Integrationsfonds, Team Europäische Fonds (EF), Landstraßer Hauptstraße 26, 1030 Wien. Mail: ef@integrationsfonds.at

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Wo finde ich Informationen zur Abrechnung?

Informationen zur Abrechnung finden Sie in Ihrem Fördervertag, in dem für Ihr Programmjahr gültigen Guidance Document sowie im Leitfaden zur inhaltlichen und finanziellen Berichtslegung.

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Welchen Zeitraum umfasst die Ausgabenerklärung zum Zwischenbericht bzw. Endabrechnung?

Die Ausgabenerklärung zum Zwischenbericht umfasst die erste Hälfte der Projektlaufzeit. Die Endabrechnung umfasst die gesamte Projektlaufzeit. Es müssen sämtliche während der Projektlaufzeit angefallenen Kosten bei der Endabrechnung nachgewiesen werden.

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Muss ich die Projekteinnahmen nachweisen?

Ja. Sie müssen in der Endabrechnung sämtliche Projekteinnahmen mittels Kontoauszügen belegen.

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In welcher Form sollen Personalkosten abgerechnet werden?

Sie berechnen die gesamten Dienstgeberkosten, die während der Projektlaufzeit angefallen sind, also Bruttogehalt plus Abgaben an Sozialversicherung des Dienstgebers und Finanzamt (keine Boni oder andere Prämienzahlungen). Der aliquote Anteil, den Sie durch Division der Gesamtarbeitszeit pro Tag und Multiplikation mit den Projektstunden erhalten, kann abgerechnet werden.

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Muss ich immer einen Dienstvertrag beilegen?

Ja. Sie müssen alle Personalleistungen durch Kopien der (freien) Dienstverträge bzw. Werkverträge belegen und außerdem Stundenaufzeichnungen vorlegen.

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Welche Kosten sind im Kilometergeld inkludiert?

Die Kostenersätze in Form von Kilometergeld richten sich nach der aktuell gültigen Reisegebührenverordnung des Bundes. Mit dem amtlichen Kilometersatz in Höhe von 0,42 Euro für PKW sind folgende Kosten abgedeckt:

  • Abschreibung/Wertverlust
  • Kraftstoff und Öl
  • Wartung und Reparaturen aufgrund des laufenden Betriebes
  • Zusatzausrüstungen (z.B. Winterreifen, Schneeketten etc.)
  • Autoradio und Navigationsgeräte
  • Steuern und Gebühren
  • alle Versicherungen (inklusive Kasko-, Insassen-, Rechtsschutzversicherung)
  • Mitgliedsbeiträge diverser Autofahrerclub
  • Finanzierungskosten (Kredit- oder Leasingraten)
  • Parkgebühren und in- sowie ausländische Mautgebühren

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Wie rechne ich die Nutzung eines privaten PKWs oder Dienstfahrzeugs ab?

Die Abrechnung der Kosten erfolgt mittels Kilometergeld auf Basis eines Fahrtenbuchs oder Routenplaners, der die gefahrene Strecke ausweist. Für Dienstfahrzeuge, die für das Projekt genutzt werden, können die tatsächlich angefallenen Kosten (Kraftstoff, Abschreibung, Versicherungen, Maut und Parkgebühren etc.) unter Vorlage des Fahrtenbuchs und der Originalbelege abrechnet werden.

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Muss ich Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel immer mit Originaltickets belegen?

Ja.

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Wie rechne ich Räumlichkeiten ab, die nur anteilsmäßig für das Projekt genutzt werden?

Förderfähig ist nur der Teil der Kosten, der der Nutzungsdauer für das Projekt sowie der Quote bzw. dem Anteil der tatsächlichen Nutzung für das Projekt entspricht.

Beispiel: Ein 100 m² großer Büroraum wird von vier Mitarbeiter/innen (MA) genutzt. Pro MA stehen also durchschnittlich 25 m² zur Verfügung. Von den vier Personen ist MA 1 zu 50% als Projektleiter/in des EFF/EIF-Projekts tätig. MA 2 ist zu 100% als Berater/in im Rahmen des EFF/EIF-Projekts tätig. Nach 75% der Projektlaufzeit stellt sich heraus, dass MA 2 ausfällt und nicht ersetzt werden kann. MA 3 ist mit der Buchhaltung des Vereins befasst. MA 4 ist ein/e Sachbearbeiter/in und nicht für das EFF/EIF-Projekt tätig. Das bedeutet für die Abrechnung der Räumlichkeiten: MA 1: Kosten für 25 m² * 50% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) * 100% (Tätigkeit während der Projektlaufzeit) = 12,50 m²MA 2: Kosten für 25 m² * 100% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) * 75% (Tätigkeit während der Projektlaufzeit) = 18,75 m²

MA 3 zählt als Buchhaltungsmitarbeiter/in zum Verwaltungspersonal. Die Kosten sind nur indirekt förderfähig. MA 4 ist im Rahmen dieses Projekts nicht förderfähig.

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Wann sind Mietkosten indirekt förderfähig?

Mietkosten für Räumlichkeiten, die von indirekt förderfähigem Personal genutzt werden, sind nur indirekt förderfähig. Mietkosten für Sanitäranlagen, Teeküche, Flur etc. sind ebenfalls nur indirekt förderfähig.

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Muss ich immer einen Mietvertrag beilegen?

Ja. Bitte legen Sie der Abrechnung immer eine Kopie des Mietvertrags bei. Ein Netbanking-Ausdruck bestätigt nur, dass die Zahlung freigegeben und übernommen wurde. Dass die Summe tatsächlich vom Konto abgebucht wurde, bestätigt nur ein Kontoauszug.

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Muss ich eine Kopie der Abrechnung anfertigen?

Ja. Nach Abschluss der Endabrechnung müssen Sie eine Kopie der gesamten Abrechnungsunterlagen anfertigen und auf Verlangen vorweisen. Die Kopie hat alle relevanten Belege – auch im Rahmen der Abrechnungsprüfung nachgereichte Unterlagen – zu enthalten.

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Wer ist mein Ansprechpartner bei Fragen zur Abrechnung?

Die Mitarbeiter/innen des ÖIF stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.

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Was geschieht mit den Originalbelegen?

Die Originalbelege werden auf ihre formale und inhaltliche Richtigkeit geprüft und in Höhe der anerkannten Fördersumme entwertet. Nach Genehmigung der Abrechnung durch die Zuständige Behörde (d.h. das BMI) werden die Belege an den Projektträger retourniert.

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Wo erhalte ich weitere Informationen zu den Europäischen Fonds?

Die Website des BMI bietet auf der Seite über EU-Förderungen die Rechtsgrundlage sowie vertiefende Informationen zu den Europäischen Fonds und Dokumente zum Download, die bei der Einreichung zu berücksichtigen sind.

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