Notare

Digitale Rechtsdienstleistungen

Videokonferenzen, Beglaubigungen und digitale Signaturen – das Geschäft von Notaren wird zunehmend digital. Eine „Corona-Entwicklung“, die wohl gekommen ist, um zu bleiben.

Digitales Notariat: Videokonferenzen bieten den Vorteil, dass Termine einfacher vereinbart und abgehalten werden können.
Digitales Notariat: Videokonferenzen bieten den Vorteil, dass Termine einfacher vereinbart und abgehalten werden können
© Agenturfotografin/Stock.adobe.com

Die Corona-Pandemie hat wohl alle Branchen vor neue Herausforderungen gestellt, auch die österreichischen Notare. Um eine Verbreitung des Corona-Virus möglichst zu verhindern und die Versorgung der Bürger mit Rechtsdienstleistungen trotzdem zu gewährleisten, wurden die digitalen Möglichkeiten im Notariat gemäß § 90a Notariatsordnung im Frühjahr 2020 erweitert. Notare konnten nach den Bestimmungen dieses Abschnitts notarielle Amtshandlungen unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit vornehmen. Die Regelung war ursprünglich mit 31. Dezember 2020 befristet. Nun wurde das Gesetz als dauerhaft beschlossen. Ein großer Schritt in der Digitalisierung von Rechtsdienstleistungen in Österreich.
„Einerseits haben die bisherigen Erfahrungen in der Pandemie gezeigt, dass die digitalen Kommunikationsmöglichkeiten für die Rechtsberatung nutzbar sind“, sagt Notar Dr. Harald Festl vom Notariat16 – Öffentliche Notare Festl, Raeser & Partner (www.notariat16.at). „Andererseits gibt es mittlerweile sichere digitale Verfahren zur Identifikation, deren sich auch der Notar bedienen kann. Es ist ein Zukunftsthema, weil ein Notar für alle Bevölkerungsgruppen zugänglich sein muss, egal, ob diese Zugang zu digitalen Werkzeugen haben, oder nicht. Der Trend wird sich aber in den nächsten Jahren verstärken.“ Diese Technik sei als zusätzliches Dienstleistungsinstrument zu sehen. Jeder Klient, jede Klientin könne weiterhin persönlich betreut werden. „Wir überlegen gemeinsam mit unseren Klienten, wo Online-Werkzeuge Sinn machen, und sie die notarielle Umsetzung ihrer Anliegen unterstützen und erleichtern“, sagt Festl. „Es gibt keinen Zwang, mit dem Notar digital zu verkehren. Es wird immer, besonders jenen Menschen, die dies bevorzugen, der persönliche Kontakt offenstehen. Jedenfalls bietet die Möglichkeit etwa von Videokonferenzen Vorteile, weil Termine einfacher vereinbart und abgehalten werden können.“ Ziel sei es, dauerhafte rechtliche Lösungen umzusetzen, die möglichst alle Interessen berücksichtigen, und damit letztlich Rechtssicherheit herstellen würden.

Digitale Leistungen im Notariat.

Welche notariellen Amtshandlungen können nun auch online erfolgen? Laut der Österreichischen Notariatskammer handelt es sich dabei um notarielle Protokolle, wie sie z.B. bei Gesellschafterversammlungen erstellt werden. Auch Notariatsakte, die zur Aufnahme von Rechtserklärungen und Rechtsgeschäften dienen, können digital erstellt werden. Ebenso kann die Beglaubigung von Unterschriften online erfolgen. Immobilientransaktionen können demzufolge heute bereits vollständig digital abgewickelt werden. Ausgenommen von der Digitalisierung sind Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie können weiterhin nicht elektronisch errichtet werden. Der bereits erwähnte § 90a NO hat das Signatur- und Vertrauensdienstgesetz nicht geändert.

Datensicherheit.

„Der Notar muss alle gesetzlichen Vorschriften wahren, insbesondere den Datenschutz und die berufliche Verschwiegenheit“, sagt Festl. „Die Änderung eines Testaments, etwa im Zuge eines Hackerangriffes, ist jedenfalls ausgeschlossen, da dieses nur in Papierform errichtet werden kann und im Original beim Notar hinterlegt und sicher verwahrt wird.“

Rechtssicherheit.

Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es laut Notariatskammer Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch. Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind weiterhin zentraler Kern der notariellen Beratung, auch im digitalen Prozess. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, „treffen“ sich Notar und Klient in einer Videokonferenz. Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden.
Zum Beispiel bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch. „Aus der Perspektive des Notars muss dieser sicherstellen, dass es sich tatsächlich um die betreffende Person handelt, etwa weil er die Parteien aus bereits analog abgewickelten Fällen kennt, oder weil er mehrmalig Identifikationsprozesse durchführt, um zu verhindern, dass Betrüger notarielle Dienstleis­tungen in Anspruch nehmen“, erklärt Festl. „Aus Klientensicht ist Vorsicht die Mutter der Porzellankiste. Man muss wissen, dass mit falschen Anrufen vermeintliche Notare Erbschaften versprechen und dann Geld von arglosen Menschen verlangen. Hier sollte jeder darauf drängen, dass er nur auf schriftliche Briefe reagiert und im Bedarfsfall in einem Notariat in seinem Wohnbezirk nachfragt, ob es sich dabei um eine möglicherweise betrugsgeneigte Handlung halten könnte. Österreichische Notarinnen und Notare stehen jederzeit für derartige Anfragen bereit.“

Zukunftsweisende Entwicklung.

Dass der Besuch beim Notar nun gleichsam vom Schreibtisch zuhause aus oder im Büro erledigt werden kann, ist ein großer Fortschritt für das österreichische Notariat. „Er bringt nicht nur mehr Digitalisierung in den Rechtsverkehr, sondern ermöglicht auch mehr Service und Selbstbestimmung für Menschen, die körperlich eingeschränkt und nicht so mobil ist“, heißt es von der Österreichischen Notariatskammer. Gleichzeitig unterstütze der § 90a NO Vorhaben für mehr Klimaschutz und Nachhaltigkeit. „Die Erwartungshaltung besteht darin, dass die Qualität der notariellen Dienstleistungen beibehalten und vielleicht sogar gesteigert werden kann“ sagt Festl. „Sofern die Bedienerfreundlichkeit der Programme sowie die Nachfrage nach einer Nutzung steigen, bestehen sicher für Notarinnen und Notare Vorteile, die Menschen weiterhin, auch auf digitalem Wege, gut zu beraten.“

Geschichte der digitalen Anwendungen im Notariat.

Zu den digitalen Leistungen im Notariat zählen Notariatsakte, Rechtserklärungen, Beglaubigungen, Immobilientransaktionen, Firmengründungen.
Zu den digitalen Leistungen im Notariat zählen Notariatsakte, Rechtserklärungen, Beglaubigungen, Immobilientransaktionen, Firmengründungen.
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Gänzlich neu sind die digitalen Entwicklungen im Notariatsgeschäft nicht. Schon im Jahr 2000 hat die ÖNK mit cyberDOC, dem elektronischen Urkundenarchiv des österreichischen Notariats, die sichere, vertrauliche, Archivierung und Zustellung von Dokumenten in ein elektronisches Zeitalter geführt. Mit diesem Schritt hat das österreichische Notariat eine Führungsrolle bei E-Government-Lösungen übernommen. Laut Notariatskammer wurden mittlerweile mehr als 2,2 Millionen notarielle Urkunden signiert und nach dem neuesten Stand der Technik verschlüsselt, gespeichert und abgelegt. Zudem wird die Möglichkeit zur digitalen GmbH-Gründung in den österreichischen Notariaten gefördert.

Digitale GmbH-Gründung.

Seit 1. Jänner 2018 besteht die Möglichkeit einer vereinfachten GmbH-Gründung unter Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel ohne Beiziehung eines Notars. Anfang 2019 wurde auch die Möglichkeit geschaffen, die GmbH im Wege einer Videokonferenz mit dem Notar zu gründen. Das Modell integriert „analoge“ Leistungen wie Face-to-Face-Identifizierung, persönliche Beratungstermine, Erstellung eines Gesellschaftsvertrages, händische Unterschriften, usw. in einen digitalen Prozess. Die gesetzliche Grundlage wurde durch das am 1. Jänner 2019 in Kraft getretene Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz (ENG) geschaffen. Die Notar-E-Identifikations-Verordnung – NEIV – des Bundesministeriums für Justiz wurde am 2. Jänner 2019 kundgemacht. Die Richtlinien der ÖNK für die Verfahren nach § 69b Abs. 2 Z1 und 2 NO sind in Kraft.
Als erster EU-Mitgliedstaat verfügt Österreich damit über eine mit dem EU-Gesellschaftsrechtspaket kompatible Möglichkeit, eine GmbH mit dem Notar digital zu gründen. Die 528 Notarinnen und Notare in ganz Österreich haben begonnen, die erweiterten Möglichkeiten der digitalen Services in Abstimmung und bei Bedarf mit ihren Klienten als zusätzlichen Weg zu nutzen. Die Zukunft wird also digital. „Technische Weiterentwicklung hat es im Notariat immer gegeben“, sagt Harald Festl. „Es wurden Urkunden zunächst nur mit der Hand, später mit der Schreibmaschine und mit dem Computer verfasst. Zu jedem Zeitpunkt war der Notar mit den Menschen in Kontakt, um diesen rechtsberatend zur Seite zu stehen. Ich bin sicher, dass sich der persönliche Kontakt auch in 30 Jahren nicht verändern wird und man seine Klienten immer noch ,zu Gesicht‘ bekommen wird.“

Julia Brunhofer/Herbert Zwickl


Öffentliche Sicherheit, Ausgabe 11-12/2021

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